Heeft u een nieuwe zakelijke telefonie oplossing nodig? Het kan goed dat u door de bomen het bos niet meer ziet. Het kiezen en implementeren van nieuwe telefonie is een complexe onderneming – bereikbaarheid is van groot belang en er kan veel tijd en geld met een nieuwe oplossing gemoeid zijn. Daarom is het belangrijk om een goed onderbouwde keuze te maken én deze op de juiste manier te implementeren. Collega Vilson Tavares vertelt hoe u met zeven simpele stappen gestructureerd te werk gaat.

1.Breng huidige oplossing(en) in kaart 

Wilt u een betere telefonieoplossing? Gebruik dan uw huidige situatie als vertrekpunt. Inventariseer hoe zakelijke telefonie binnen uw bedrijf gebruikt wordt, en welke mogelijkheden deze al biedt. Neem hierbij ook kosten en beheer mee, wat het maken van een vergelijking makkelijker maakt. 

2. Inventariseer wensen en behoeften 

De nieuwe oplossing moet een vooruitgang zijn voor iedereen. De wensen en behoeften van ervaren medewerkers moeten dus zeker meewegen in uw beslissing. Vraag binnen verschillende afdelingen feedback om een volledig beeld te krijgen – het gebruik van de oplossing kan verschillen binnen uw bedrijfOok de wensen van de beheerder zijn erg belangrijk. Denk hierbij aan investering van geld en tijd, en hoeveel inzicht in kosten en verbruik een oplossing biedt.   

3. Vind de zakelijke telefonie oplossing die het beste past 

Nu is het tijd om een oplossing te vinden die aan al uw wensen voldoet. Er zijn allerlei opties en extra’s aan een telefoniepakket toe te voegen, maar blijf in de kern vasthouden aan de behoeften en wensen van uw medewerkers en beheerder. Het kan ook dat bepaalde wensen niet (standaard) in een bepaalde oplossing terugkomen. Neem dan vooral geen genoegen met een oplossing die maar een deel van uw behoeften beslaat. Wij van Axoft zijn flexibel in onze telefonieoplossingen en passen deze naadloos aan op de klantsituatie. Overleg dus over eventueel maatwerk; dan is er bijna altijd iets mogelijk.  

4. Voer een kleinschalige test uit 

Als de oplossing gekozen is, is het niet verstandig om deze direct in gebruik te nemen. Zet eerst een kleinschalige test op. Dit kan bijvoorbeeld door een specifiek team of een kleine afdeling alvast toegang te geven tot de oplossing. Hierbij kunt u niet alleen zien of alles naar behoren werkt, maar ook hoe de medewerkers die de oplossing testen reageren. Hebben ze snel door hoe het werkt, of hebben ze meer uitleg nodig? Dit bepaalt hoe u verder te werk gaat. 

5. Train medewerkers 

Vóór de nieuwe oplossing volledig uitgerold wordt, moeten medewerkers getraind worden. Dit hoeft geen uitgebreide training te zijn – vooral niet als de oplossing makkelijk opgepikt werd in de test. Het is vooral een kans om uw medewerkers de oplossing te laten zien en gebruiken voor deze volledig geïmplementeerd wordt. Dit voorkomt onrust door een plotselinge verandering.  

6. Implementeer de oplossing 

Uw medewerkers zijn nu op de hoogte van de nieuwe oplossing en hebben er al even mee kunnen werken. Tijd om de oplossing bedrijfsbreed te implementeren! Loop hierbij echter niet te hard van stapel. Het is beter om de implementatie gefaseerd uit te voeren. Zo kunt u altijd terugvallen op de vorige oplossing als er onverhoopt nog iets veranderd moet worden aan de nieuwe oplossing. 

7. Evalueer de nieuwe oplossing 

Een nieuwe oplossing perfect instellen kost tijd. In de maanden na de implementatie komt u vast nog zaken tegen die beter kunnen. Plan daarom een evaluatie in en vraag alle stakeholders om hun eerste ervaringen. Als betrouwbare telecompartner weet Axoft dan precies welke instellingen en functies bijgeschaafd moeten worden.   

Moeiteloos overstappen naar een nieuwe telefonieoplossing? 

Axoft combineert al jaren telecom en IT, en heeft dus alle kennis in huis om de beste nieuwe telefonieoplossing met u te vinden. Onze cloudtelefonieoplossingen zijn flexibel en brengen ook nog grote beheer- en kostenvoordelen met zich mee. Maak online een afspraak, dan gaan we graag het gesprek aan over de mogelijkheden.