Bent u als organisatie niet goed bereikbaar, dan heeft dat gevolgen voor uw dienstverlening en klanttevredenheid. Dat wilt u natuurlijk koste wat kost voorkomen. Het is dan ook geen overbodige luxe om regelmatig te kijken hoe uw telefonische bereikbaarheid beter kan. En dat gaat verder dan het opnemen van de telefoon. Vilson Tavares deelt een aantal nuttige tips die u verder kunnen helpen.

1. Ken uw klant

U wilt de tijd nemen voor uw klanten, maar ook zo bereikbaar mogelijk zijn. Zorg daarom dat u zo min mogelijk tijd kwijt bent met het achterhalen wie er belt en wat zij nodig hebben. Uw crm-systeem linken met uw telefooncentrale in de cloud biedt hierin uitkomst. Zo ziet u meteen wie er belt, heeft u de laatste klantinfo bij de hand en gaat u goed voorbereid te werk. U werkt sneller en efficiënter, en uw klantinfo is altijd up-to-date.

2. Sta klanten sneller te woord met slim doorverbinden

Out of office, op vakantie, ziek thuis: het kan natuurlijk altijd voorkomen dat iemand de telefoon niet kan opnemen. Dat mag uiteraard niet ten koste gaan van uw bereikbaarheid. Zorg daarom dat ieder telefoontje direct opgepikt kan worden door iemand die kan helpen. Dit kan bijvoorbeeld met slim doorschakelen en het gebruik van belgroepen. Hierdoor krijgt uw klant toch iemand te spreken en worden onnodige contactmomenten voorkomen.

3. Altijd telefonisch bereikbaar met vast-mobielintegratie

Een gemist telefoontje omdat u niet op kantoor bent. Het veroorzaakt een onnodig extra contactmoment en misschien zelfs irritatie voor de beller. Maar wat als u altijd bereikbaar bent op uw vaste zakelijke telefoonnummer, zelfs vanaf uw mobiele telefoon? U mist niets, uw klanten weten waar ze moeten zijn en uw bedrijf oogt direct een stuk professioneler. Axoft helpt u graag bij het integreren van vaste en mobiele telefonie, zodat u overal en altijd bereikbaar bent op één telefoonnummer. Praktisch voor u, duidelijk voor uw klant. In deze video vertelt onze collega Ricardo de Rijcke over de nieuwe functionaliteiten rondom cloud telefonie.

4. Stroomlijn uw proces met keuzemenu’s

Uiteraard wilt u zeker weten dat uw klanten zo snel mogelijk worden geholpen. Het is dan ook gunstig voor de efficiëntie én klanttevredenheid als telefoontjes direct op de goede plek binnen uw bedrijf binnenkomen. Een effectief, bondig keuzemenu biedt hierin uitkomst. Dit kan makkelijk ingesteld worden vanuit een Axoft Hosted Telefonie-pakket. Zo raakt uw klant niet gefrustreerd door een lange wachttijd en zijn uw collega’s zo kort mogelijk bezig met het doorverbinden van gesprekken.

5. Zie of uw collega beschikbaar is met informatie over beschikbaarheid

Om klanten nog sneller te kunnen helpen, is het prettig als u ziet welke collega’s beschikbaar zijn. Dat bereikt u met ‘presence information’. Is er een collega beschikbaar, dan verbindt u de klant direct door. Is dat niet het geval, dan kunt u hem een terugbelverzoek sturen. Ook op deze manier krijgt uw klantcontact een flinke boost.

Optimale telefonische bereikbaarheid met Axoft

Met de IT- en telecomoplossingen van Axoft bent u altijd telefonisch bereikbaar voor uw klanten. Onze specialisten bepalen samen met u de beste opties voor uw situatie en kunnen die ook implementeren. Daarmee heeft u uw telefoniepakket snel op orde en klaar voor de toekomst. Meer weten over telefonische bereikbaarheid? Maak dan nu een afspraak.

Vilson Tavares – Accountmanager