Hoe verstuur jij veilig en verantwoord grote bestanden?
Een groot bestand met (potentieel) gevoelige informatie verstuur je in sommige gevallen gemakkelijk via de e-mail. Maar is dit mailen wel zo veilig? En wat moet je doen als de bijlage te groot is om te mogen verzenden? Onze collega Wim Milder geeft graag uitleg hoe je een bestand van A naar B krijgt op de veiligste manier.
De voor- en nadelen van e-mail
Een e-mail sturen is snel, contactpersonen heb je bij de hand, je houdt alles in dezelfde communicatieomgeving en je hoeft geen extra software te gebruiken. De keuze om een bericht via deze weg te versturen is dan ook snel gemaakt. Maar even snel mailen is lang niet altijd een goede oplossing:
- Via de e-mailweg loopt meer dan 90% van de cybercriminaliteit. De kans dat gevoelige informatie in verkeerde handen valt is hierdoor aanzienlijk.
- Een e-mailbijlage is vaak beperkt tot enkele tientallen megabytes. Een groot bestand via deze weg versturen is dan ook vaak niet mogelijk.
- Sommige mailprogramma’s blokkeren bijlages met speciale extensies zoals .exe of .rar.
- Verstuur je regelmatig mails met een (grotere) bijlage naar personen buiten het bedrijf? Het komt vaak voor dat spamfilters dit soort e-mails blokkeren, waardoor jouw e-mailadres na verloop van tijd wordt aangezien als verdacht.
Het risico van gratis aanbieders
Een andere populaire optie om grote bestanden te versturen zijn gratis online aanbieders die het voor jou versturen. Ze bieden de belofte om files van meerdere gigabytes voor jou te uploaden, mailen en je zelfs te voorzien van een ontvangstbevestiging. Hierin schuilt echter ook een groot gevaar. Vanaf het moment dat je een bestand uploadt heb je in theorie geen enkel zicht op waar het zich precies bevindt en wat er tussen en na uploaden en verzenden mee gebeurt. Mogelijk worden bedrijfsgegevens op een clouddienst opgeslagen en verkocht aan externe partijen. Hoewel de kans klein is dat dit daadwerkelijk het geval is, is het zeker met gevoelige informatie ten sterkste af te raden om op deze manier bestanden te versturen.
Veilig versturen met Mimecast
Eerder kon je lezen op welke manier Mimecast jouw e-mailbeveiliging naar een hoger niveau tilt. Niet alleen voor de basismails is deze dienst een sterke oplossing, maar ook voor het versturen van belangrijke bijlages. Met behulp van Large File Send verstuur je tot 2 gigabytes aan bestanden op de veiligst mogelijke manier. Mimecast uploadt automatisch bijlages naar een beveiligde cloudomgeving. Hier worden de bestanden gecheckt op malware en potentiële andere gevaren voordat ze naar een versleuteld archief gaan. De ontvanger van de e-mail krijgt na dit proces een bericht om in te loggen in het beveiligde Mimecast-portaal waar het bestand is te vinden.
Axoft zorgt voor digitale veiligheid
Of je nu mails met of zonder (grote) bijlages verstuurt, met Mimecast ben je altijd verzekerd van veiligheid. Wil je meer weten over hoe deze e-maildienst werkt en jij en jouw collega’s er het beste uit halen? Neem contact met ons op en wij gaan graag met je in gesprek.
Wim Milder
Business Development Directeur
