Zo houd je je (video)vergadering kort, effectief en relevant

Vergaderen; de een doet het liefst niet anders, de ander ontloopt het als het even kan. In elk geval is vergaderen nodig om samen verder te komen. Maar hoe voorkom je urenlange, vermoeiende praatsessies zonder dat het doel behaald wordt? Wim Milder zet een aantal praktische tips op een rijtje.

1. Bereid je vergadering voor

Een goede voorbereiding is het halve werk. Dat geldt ook zeker voor een videovergadering. Zorg als initiator van de meeting dat iedereen op tijd een agenda heeft, dat ze weten wat het doel van de vergadering is en wat van hen verwacht wordt. Voeg in je vergaderverzoek de agenda toe en de link waarmee de deelnemers kunnen inloggen.

2. Laat de deelnemers zelf hun locatie bepalen

Thuiswerken is gemeengoed geworden. En we zitten liever niet twee uur in de auto om ergens een uur fysiek te vergaderen. Zorg daarom dat mensen ook digitaal kunnen aansluiten. Een hybride vorm is ook een optie, waarbij je deels fysiek samenkomt in een vergaderruimte, en via video anderen laat deelnemen.

3. Test je hardware en verbindingen van tevoren

Better safe than sorry. Zorg dat je van tevoren je verbinding, geluid en microfoon getest hebt. Zeker als je de vergadering organiseert, maar ook als je deelneemt. Het staat slordig om tijdens een vergadering hier nog tijd aan te moeten besteden.

4. Zorg voor een duidelijke rolverdeling

Herhaal bij aanvang het doel van de vergadering om direct de juiste focus te hebben. Zorg dat er een voorzitter is die structuur houdt en voorkomt dat veel wordt afgeweken van het onderwerp. Ook het bijhouden van de tijd is belangrijk. Vaak hebben mensen aansluitende afspraken en je wilt liever geen vergadering eindigen voordat deze afgerond is. Laat ook iemand de actiepunten opschrijven en naderhand delen.

5. Gebruik een presentatie ter begeleiding

Het helpt om de focus en structuur te houden door een presentatie te delen. Via Teams kun je bijvoorbeeld makkelijk je scherm delen, of alleen een bestand zoals je PowerPoint-presentatie, die vervolgens voor alle deelnemers te volgen is.

6. Vergader niet met te veel personen

Als je te veel deelnemers uitnodigt voor een vergadering, ontstaat het risico dat er te veel afgedwaald wordt van het onderwerp. Uit onderzoek blijkt dat het ideale aantal deelnemers vier tot zes is. Wees daarom kritisch in wie je uitnodigt; zorg dat deelname voor hen relevant is en dat je hun input nodig hebt.

7. Vergader staand

Je weet wellicht dat staand werken een gezonde afwisseling is van zittend werken. Maar wist je dat staand vergaderen ook een stuk effectiever is dan zittend vergaderen? Je hebt een actievere houding en kunt ook niet makkelijk onderuit zitten, wat beide zorgt voor een veel effectievere vergadering.

8. Rond af als je klaar bent

Soms voelen mensen de noodzaak om de geplande tijd vol te maken. Ongeplande onderwerpen worden besproken, met het risico dat de vergadering alsnog rommelig en inefficiënt eindigt. Heb je je vergaderdoel bereikt? Top! Ook al ben ruim voor de beoogde tijd klaar, bedank iedereen voor zijn of haar bijdrage en rond de vergadering af.

Extra tip: Laat een vergadering aansluiten op de lunch of het einde van de werkdag, zodat efficiënt vergaderen wordt beloond.

Ook slimmer en effectiever vergaderen?

Wil jij je (video)vergaderingen ook naar een hoger niveau tillen? We kunnen de vergadering niet voor je voorzitten, maar we kunnen er wel voor zorgen dat je de juiste video-oplossing gebruikt en goed zichtbaar en verstaanbaar bent voor elkaar. Neem contact met ons op voor meer informatie.

Wim Milder
Business Development Directeur